Een meerjarige operatie in het Maastricht UMC+
Het elektronische patiëntendossier (EPD) is het digitale hart van elk ziekenhuis. Persoonlijke en medische patiëntgegevens worden in het EPD opgeslagen om zorgvuldig en efficiënt te kunnen werken én samenwerken. Op 29 november 2024 stapte het Maastricht UMC+ over van het verouderde EPD van SAP naar het nieuwe EPD van Epic. Een meerjarig project en een enorme verandering voor alle medewerkers van het ziekenhuis. Van april tot en met december 2024 verzorgde metRenée in samenwerking met Facet& alle communicatie richting de ruim 6.000 medewerkers van het MUMC+.
Communicatie als verbinder tussen techniek en werkvloer
Een nieuw systeem implementeren is op papier vooral een technische aangelegenheid. Maar al klopt alles technisch tot in de puntjes, een nieuw systeem wordt pas succesvol als het door de medewerkers van een organisatie wordt omarmd. De juiste communicatie op het juiste moment speelt hierbij een sleutelrol. Waarom zo´n grote verandering? Wat levert ons dit op? Wat gaat er veranderen en wat betekent dit voor ons werk? De uitdaging voor het communicatieteam in dit project was het continu zoeken naar de juiste vertaling van de technische veranderingen naar de impact op de werkvloer.
“Renée was een onmisbare kracht in ons team: deskundig, scherp, creatief en pragmatisch. Met een bijzonder talent om zich in te leven in de mensen die we met onze communicatie wilden raken.”
Claudia Schutter
senior communicatieadviseur Facet&
Enthousiasmeren met ambassadeurs voorop
Naast het continu informeren van alle medewerkers, was het in dit project van belang om zorgmedewerkers te enthousiasmeren voor de komst van het nieuwe EPD. Hoe zorgen we ervoor dat iedereen uitziet naar de komst van Epic? Hiervoor gaf metRenée invulling aan de interne campagne ´Ben jij er al klaar voor?’, die medewerkers op allerlei manieren klaarstoomde voor het nieuwe EPD. De campagne bestond uit onder andere een escapespel, een film en een magazine. In alle campagneonderdelen speelden EPD-ambassadeurs, een groep al enthousiaste zorgmedewerkers, een sleutelrol. In samenwerking met vormgever Dennis van Eikenhorst werden de meest uiteenlopende communicatiemiddelen gerealiseerd. Van pingpongtafel in campagnestijl tot posters met EPD-ambassadeurs, en van filmkaartjes voor Epic the Movie tot Epic magazines voor en door medewerkers.
